Gestión de contenido - Content management

No confundir con Gestión de la información o Gestión del conocimiento .

La gestión de contenido ( CM ) es un conjunto de procesos y tecnologías que respaldan la recopilación, gestión y publicación de información en cualquier forma o medio. Cuando se almacena y se accede a ella a través de computadoras, esta información puede denominarse más específicamente contenido digital o simplemente como contenido .

  • El contenido digital puede tomar la forma de texto (como documentos electrónicos), imágenes, archivos multimedia (como archivos de audio o video) o cualquier otro tipo de archivo que siga un ciclo de vida del contenido que requiera administración .
  • El proceso es lo suficientemente complejo como para gestionar que varios proveedores de software comerciales, grandes y pequeños, como Interwoven y Microsoft, ofrezcan software de gestión de contenido para controlar y automatizar aspectos importantes del ciclo de vida del contenido.

Proceso

Las prácticas y los objetivos de la gestión de contenido varían según la misión y la estructura de gobierno de la organización. Las organizaciones de noticias, los sitios web de comercio electrónico y las instituciones educativas utilizan la gestión de contenido, pero de diferentes formas. Esto conduce a diferencias en la terminología y en los nombres y el número de pasos del proceso.

Por ejemplo, algunos de los contenidos digitales son creados por uno o más autores. Con el tiempo, ese contenido puede editarse. Una o más personas pueden proporcionar alguna supervisión editorial, aprobando el contenido para su publicación.

La publicación puede tomar muchas formas: puede ser el acto de "enviar" contenido a otros, o simplemente otorgar derechos de acceso digital a cierto contenido a una o más personas. Más tarde, ese contenido puede ser reemplazado por otra versión del contenido y, por lo tanto, retirado o eliminado del uso (como cuando se modifica esta página wiki).

La gestión de contenido es un proceso inherentemente colaborativo. A menudo consta de las siguientes funciones y responsabilidades básicas:

  • Creador : responsable de crear y editar contenido.
  • Editor : responsable de ajustar el mensaje de contenido y el estilo de entrega, incluida la traducción y la localización.
  • Editor : responsable de publicar el contenido para su uso.
  • Administrador : responsable de administrar los permisos de acceso a carpetas, colecciones y archivos, generalmente se logra mediante la asignación de derechos de acceso a grupos de usuarios o roles. Los administradores también pueden ayudar y apoyar a los usuarios de diversas formas.
  • Consumidor, espectador o invitado : la persona que lee o consume el contenido una vez publicado o compartido.

Un aspecto crítico de la administración de contenido es la capacidad de administrar versiones de contenido a medida que evoluciona ( ver también control de versiones ). Los autores y editores a menudo necesitan restaurar versiones anteriores de productos editados debido a una falla en el proceso o una serie de ediciones no deseadas. El contenido urgente también puede requerir actualizaciones a medida que el tema evoluciona con el tiempo.

Otro aspecto igualmente importante de la gestión de contenido implica la creación, mantenimiento y aplicación de estándares de revisión. Cada miembro del proceso de creación y revisión de contenido tiene un rol y un conjunto de responsabilidades únicos en el desarrollo o publicación del contenido. Cada miembro del equipo de revisión requiere estándares de revisión claros y concisos. Estos deben mantenerse de forma continua para garantizar la coherencia a largo plazo y la salud de la base de conocimientos .

Un sistema de gestión de contenido es un conjunto de procesos automatizados que pueden admitir las siguientes características:

  • Importación y creación de documentos y material multimedia
  • Identificación de todos los usuarios clave y sus roles
  • La capacidad de asignar roles y responsabilidades a diferentes instancias de categorías o tipos de contenido.
  • Definición de tareas de flujo de trabajo a menudo junto con mensajería para que los administradores de contenido sean alertados sobre cambios en el contenido.
  • La capacidad de rastrear y administrar múltiples versiones de una sola instancia de contenido.
  • La capacidad de publicar el contenido en un repositorio para admitir el acceso.
  • La capacidad de personalizar el contenido según un conjunto de reglas.

Cada vez más, el repositorio es una parte inherente del sistema e incorpora búsqueda y recuperación empresarial . Los sistemas de gestión de contenido adoptan las siguientes formas:

  • Sistema de gestión de contenido web : software para la gestión de sitios web (a menudo, lo que significa implícitamente la gestión de contenido )
  • Producto de una organización de redacción de periódicos
  • Flujo de trabajo para la publicación de artículos
  • Sistema de gestión de documentos
  • Sistema de gestión de contenido de fuente única : contenido almacenado en fragmentos dentro de una base de datos relacional
  • Sistema de gestión de variantes : donde el personal etiqueta el contenido de origen (generalmente texto y gráficos) para representar variantes almacenadas como módulos de contenido "maestro" de fuente única, resuelto a la variante deseada en la publicación (por ejemplo: contenido del manual del propietario de automóviles para 12 años modelo almacenado como único archivos de contenido maestro y "llamado" por año de modelo según sea necesario): a menudo se usa junto con el almacenamiento de fragmentos de base de datos (ver arriba) para objetos de contenido grandes

Estructuras de gobierno

El experto en administración de contenido Marc Feldman define tres estructuras principales de gobierno de administración de contenido: localizada, centralizada y federada, cada una con sus fortalezas y debilidades únicas.

Gobernanza localizada

Al poner el control en manos de los más cercanos al contenido, los expertos en contexto, los modelos de gobernanza localizados potencian y dan rienda suelta a la creatividad. Sin embargo, estos beneficios se obtienen a costa de una pérdida total o parcial del control y la supervisión de la gestión.

Gobernanza centralizada

Cuando las palancas de control están fuertemente centralizadas, los sistemas de administración de contenido son capaces de entregar un mensaje de marca excepcionalmente claro y unificado. Además, las estructuras de gobernanza de gestión de contenido centralizada permiten una gran cantidad de oportunidades de ahorro de costos en las grandes empresas, realizadas, por ejemplo, (1) la evitación de esfuerzos duplicados en la creación, edición, formateo, reutilización y archivo de contenido, (2) a través de gestión de procesos y la racionalización de todo el trabajo relacionado con el contenido, y / o (3) a través de una implementación o actualización ordenada del sistema de gestión de contenido.

Gobernanza federada

Los modelos de gobernanza federada potencialmente se dan cuenta de los beneficios del control tanto localizado como centralizado, al tiempo que evitan las debilidades de ambos. Si bien los sistemas de software de gestión de contenido están intrínsecamente estructurados para permitir modelos de gobierno federados, lograr estos beneficios puede ser difícil porque requiere, por ejemplo, negociar los límites de control con los gerentes locales y los creadores de contenido. En el caso de empresas más grandes, en particular, la falta de implementación o realización completa de una estructura de gobierno federada equivale a la imposibilidad de obtener el retorno total de la inversión y los ahorros de costos que permiten los sistemas de administración de contenido.

Implementación

Las implementaciones de administración de contenido deben poder administrar distribuciones de contenido y derechos digitales en el ciclo de vida del contenido. Los sistemas de gestión de contenido suelen estar relacionados con la gestión de derechos digitales para controlar el acceso de los usuarios y los derechos digitales. En este paso, las estructuras de solo lectura de los sistemas de gestión de derechos digitales imponen algunas limitaciones en la gestión de contenido, ya que no permiten a los autores cambiar el contenido protegido en su ciclo de vida. La creación de contenido nuevo utilizando contenido administrado (protegido) también es un problema que elimina los contenidos protegidos de los sistemas de control de gestión. Algunas implementaciones de gestión de contenido cubren todos estos problemas.

Ver también

Referencias

enlaces externos