Gestión de realización de beneficios - Benefits realisation management
La Gestión de Realización de Beneficios ( BRM ) (también gestión de beneficios , realización de beneficios o gestión de beneficios del proyecto ) es una de las muchas formas de gestionar cómo se invierten el tiempo y los recursos para realizar cambios deseables .
La gestión de realización de beneficios tiene cuatro definiciones principales. La primera definición es considerar la gestión de beneficios como un proceso de cambio organizacional. Se define como "el proceso de organización y gestión, de modo que los beneficios potenciales derivados del uso de la tecnología de la información se materialicen realmente". La segunda definición lo percibe como un proceso. La gestión de beneficios es definida por la Asociación para la Gestión de Proyectos (APM) como la identificación, definición, planificación, seguimiento y realización de los beneficios comerciales. La tercera definición es aplicar este concepto a nivel de gestión de proyectos. La gestión de los beneficios del proyecto se define como "el inicio, la planificación, la organización, la ejecución, el control, la transición y el apoyo del cambio en la organización y sus consecuencias según incurren los mecanismos de gestión del proyecto para obtener los beneficios predefinidos del proyecto". Finalmente, la última definición percibe la gestión de realización de beneficios como un conjunto de procesos estructurados para cerrar la brecha entre la planificación y ejecución de la estrategia, asegurando la implementación de las iniciativas más valiosas.
La popularidad de BRM comenzó en 1995 en el Reino Unido, cuando Scottish Widows creó un método de realización de beneficios como parte de su manual de gestión de proyectos y extendió su uso a toda la empresa. Creció en el Reino Unido con la inclusión de BRM por parte del gobierno del Reino Unido en su enfoque estandarizado de programas, Gestión de programas exitosos (MSP).
Las prácticas de BRM tienen como objetivo garantizar la alineación entre los resultados del proyecto y las estrategias comerciales y se ha demostrado que aumentan el éxito del proyecto en diferentes países e industrias. El Project Management Institute (PMI) identificó que solo una de cada cinco organizaciones reporta una alta madurez en la realización de beneficios.
"Si se va a crear y mantener valor, los beneficios deben administrarse activamente durante todo el ciclo de vida de la inversión. Desde la descripción y selección de la inversión, pasando por el diseño y el alcance del programa, la ejecución del programa para crear la capacidad y la ejecución de los cambios comerciales requeridos. para utilizar esa capacidad, y la operación y eventual retiro de los activos resultantes. Desafortunadamente, este rara vez es el caso ".
- Grupo de Interés Especial de Gestión de Beneficios de APM ,
Visión general
Al igual que con todas las metodologías de gestión de proyectos , BRM tiene roles y responsabilidades, procesos, principios y entregables claros. Los roles principales son los administradores de cambios comerciales (BCM) que ayudan a los propietarios de los beneficios (es decir, los principales beneficiarios) a identificar, planificar y revisar los beneficios esperados del cambio y los administradores de proyectos que brindan la capacidad confiable a tiempo y dentro del presupuesto. BRM se utiliza para gestionar la inversión de las organizaciones en adquisiciones , proyectos, programas y carteras . A nivel de la cartera, debe establecerse un marco de gestión del valor para monitorear, rastrear y agregar los beneficios de los proyectos y programas a fin de rastrear el valor general que se entrega de todos los componentes de la cartera. BRM también se utiliza para garantizar que la organización mantenga un enfoque en los beneficios durante las operaciones comerciales continuas.
Los resultados son cambios identificados como importantes por las partes interesadas y pueden ser estratégicos o no estratégicos. Un beneficio es un impacto positivo medible del cambio. Un perjuicio es un impacto negativo mensurable del cambio. El éxito de BRM requiere personas responsables, medidas relevantes y una gestión proactiva.
Un proceso de BRM genérico es:
- Identificar los resultados de la inversión
- Definir medidas de beneficio para cada resultado
- Recopilar datos de medidas de beneficios actuales para tener una base cuantitativa para la toma de decisiones
- Acepte un enfoque BRM personalizado para esta inversión
- Planifique las capacidades nuevas o modificadas necesarias para obtener los beneficios
- Planifique las inversiones necesarias para realizar los cambios necesarios para crear o cambiar las capacidades.
- Optimizar el plan para reducir el desperdicio y tener niveles aceptables de recursos, riesgo, costo, calidad y tiempo.
- Implementar el plan
- Revise el impacto de la implementación del plan en las Medidas de beneficios y utilice información para mejorar
- Al completar el plan, asegúrese de que BRM continúe manteniendo las capacidades y la realización de los beneficios.
Para identificar los resultados de la inversión, se pueden crear vistas gráficas de los resultados de interés en un mapa de resultados (también llamado cadena de resultados , red de dependencia de beneficios o mapa de beneficios ). Esta técnica apoya el acuerdo de los resultados buscados, ya que muestra los resultados y las relaciones entre ellos en una sola página. Como resultado, se pueden acordar y comunicar claramente.
Luego, los datos se pueden capturar por separado o dentro de una herramienta de modelado adecuada para cada resultado que incluirá las medidas de beneficio utilizadas para cada uno, información de propiedad y responsabilidad e información para respaldar la gestión de la realización.
Estilos de mapeo
La construcción de mapas o gráficos de beneficios generalmente se hace de derecha a izquierda, con lo que se intenta lograr (a menudo llamado objetivos, resultados estratégicos, etc.) como punto de partida, luego avanzando a través de los resultados intermedios a las cosas necesarias para hacer que sucedan en muy a la izquierda.
Beneficios redes de dependencia (BDN)
La red de dependencia de beneficios tiene cinco tipos de objetos dentro de los mapas.
- Objetivos de inversión
- Un pequeño número de declaraciones que definen el enfoque del proyecto y cómo se vincula con los impulsores de la inversión.
- Beneficios
- Ventajas para individuos o grupos de individuos específicos.
- Cambios comerciales
- Se requieren cambios en el negocio para alcanzar los Beneficios.
- Habilitación de cambios
- Cambios necesarios para permitir que se produzcan los cambios comerciales.
- Habilitadores de SI / TI
- "Los sistemas de información y la tecnología necesarios para respaldar la realización de los beneficios identificados y permitir que se realicen los cambios necesarios".
Mapa de dependencia de beneficios (BDM)
El mapa de dependencia de beneficios también tiene cinco tipos de objetos en los mapas.
- Objetivo delimitador
- Metas finales medibles que apoyan la visión de lo que se está intentando.
- Beneficio final
- Beneficios independientes (no interrelacionados) que logran el objetivo.
- Beneficio intermedio
- "Un resultado del cambio que es percibido como positivo por un grupo de interés".
- Cambio de negocio
- Cambios en el negocio o el entorno del negocio.
- Habilitador
- Algo desarrollado / comprado para permitir la realización de beneficios.
Cadena de resultados
La cadena de resultados tiene cuatro tipos de objetos en los mapas.
- Salir
- Los resultados a los que se apunta.
- Iniciativa
- Una acción o actividad que contribuye a los resultados.
- Contribución
- Una descripción mensurable de cómo se espera que una iniciativa contribuya a un resultado.
- Suposición
- Algo que se cree que es necesario para lograr resultados o iniciativas sobre las que la organización tiene poco o ningún control.